Văn Phòng phẩm là những vật phẩm đơn giản phục vụ cho các hoạt động văn phòng như: giấy in, sổ, giấy viết, bút (chì, bi), ghim, kẹp, giấy bóng kính, túi nhựa, cặp nhựa, băng dính, hồ dán, phong bì, túi bìa cứng, sổ cặp tài liệu,...
A. Phân loại văn phòng phẩm :
A.1 Phân loại văn phòng phẩm theo vật liệu :
-
Đồ dùng bằng giấy: giấy in, giấy viết, cặp giấy
- Giấy photocopy
- Giấy in laser
- Giấy in phun
- Giấy can
- Giấy viết
- sổ, vở văn phòng
- Giấy ghi việc: en:Post-it note
- Cặp tài liệu văn phòng bằng giấy
- Phân trang hay chia file bằng giấy
- Đồ dùng bằng nhựa:
- Đồ dùng bằng gỗ:
- Đồ dùng bằng kim loại:
A.2 Phân loại văn phòng phẩm theo công dụng :
- Dụng cụ cơ bản và nhãn
- Cặp đục lỗ và các thiết bị
- Business Cases
- Lịch và kế hoạch
- Sản phẩm in ấn
- Đồ dùng trên bàn
- Quà tặng
- Lưu trữ tài liệu
- Giấy, tiêu đề thư, phong bì và biểu mẫu văn phòng
- Bút: Bút bi, bút chì, bút bi kim, bút dạ kim, bút dạ, bút đánh dấu, bút tẩy...
- Máy in, máy fax và các thiết bị kèm theo
- Hàng khuyến mãi
- Đồ dùng học sinh
B. Sau đây là một số loại văn phòng phẩm thiết yếu :
B.1. Các loại giấy.
Đây là đồ dùng văn phòng phẩm không thể thiếu trong mỗi văn phòng, công ty.
Đầu tiên là giấy copy A4 để in, phô tô các tài liệu, hợp đồng làm ăn,
nội quy, thông báo… Tiếp đó là các giấy note giúp mỗi nhân viên ghi nhớ
những việc cần phải làm, những ý tưởng sáng tạo. Ngoài ra còn có loại
giấy in hóa đơn, chứng từ bán hàng, tem sản phẩm cho bộ phận kế toán,
bán hàng.
B.2. Các loại sổ.
Thông dụng nhất là sổ sách kế toán và các loại sổ văn phòng mà mọi công ty đều cần đến. Các loại sổ sách dành cho kế toán sẽ bao gồm phiếu chi, phiếu thu,
phiếu xuất kho, hóa đơn bán lẻ, sổ lương. Sổ văn phòng sẽ được phân
phát cho mỗi nhân viên để ghi chép trong quá trình làm việc và thường là
sổ tay loại nhỏ gọn.
B.3. Folder đựng tài liệu.
Tất cả các công ty đều sử dụng loại văn phòng phẩm này, giúp cho việc quản lý hồ sơ và tài liệu hiệu quả, chuyên nghiệp hơn.
Folder đựng tài liệu hay còn gọi là kẹp tài liệu rất hữu ích cho các
nhân viên lưu trữ tài liệu phục vụ cho quá trình làm việc hoặc sử dụng
trong các buổi ký kết hợp đồng, gặp gỡ khách hàng.
B.4. Bút.
Bút là một trong những vật dụng văn phòng phẩm cần thiết nhất ở nơi làm việc. Ngoài bút bi là loại thông dụng nhất, nhân viên văn phòng còn cần đến bút chì, bút nhớ, bút cắm bàn, bút xóa. Ngoài ra còn các loại bút dạ, bút laser sử dụng trong các cuộc họp hoặc khi thuyết trình.
B.5. Các loại máy văn phòng.
Máy văn phòng cũng là những đồ dùng thường thấy ở các công sở. Những
loại máy mà các công ty thường dùng là máy tính, máy chấm công, máy
chiếu, máy fax, máy in, máy phô tô hoặc máy hủy tài liệu. Bên cạnh đó còn có máy đóng sách hoặc máy đếm tiền dành cho các ngân hàng hoặc các công ty chuyên về kinh doanh, buôn bán.
6. Các vật dụng văn phòng phẩm khác.
Các
vật dụng văn phòng phẩm khác như kệ đựng hồ sơ, hộp đựng name card,
kéo, thước kẻ cũng rất cần thiết cho các nhân viên văn phòng. Ngoài ra, còn những đồ dùng mà chúng ta có thể thấy ở bất kì văn phòng nào như bấm ghim, kẹp bướm, bấm lỗ, băng keo, hồ dán…
C. Và để tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm bạn nên :
Đồ dùng văn phòng phẩm là một phần không thể thiếu của các công ty, trường học và việc mua sắm cũng chiếm chi phí khá lớn. Áp dụng một vài bí kíp khi mua sắm và sử dụng văn phòng phẩm dưới đây sẽ giúp công ty bạn tiết kiệm được một số tiền đáng kể.
C.1. Mua với văn phòng phẩm số lượng lớn
Khi mua văn phòng phẩm, vật tư văn phòng với số lượng lớn sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí đáng kể. Với những khách hàng đặt hàng với số lượng lớn thì các nhà cung cấp thường có ưu đãi đặc biệt. Bạn có thể đặt mua định kỳ hàng tuần, hàng tháng, 3 tháng hoặc 6 tháng một lần.
C.2. Tận dụng mua văn phòng phẩm vào các đợt giảm giá
Để tiết kiệm chi phí, bạn cũng có thể tận dụng các đợt giảm giả của các nhà cung cấp văn phòng phẩm. Họ thường có những đợt giảm giá từ 5-10% hoặc 20% để kích cầu mua sắm. Bên cạnh đó, bạn có thể mua sắm đồ dùng văn phòng phẩm trên mạng để tiết kiệm chi phí. Khi mua online, bạn sẽ so sánh được mức giá, biết công ty nào đang giảm giá và nhanh tay đặt mua.
C.3. Mua văn phòng phẩm của nhà cung cấp quen
Khách quen thường nhận được nhiều ưu đãi hơn. Nếu bạn là khách hàng lâu năm của một đơn vị cung cấp văn phòng phẩm thì cũng sẽ nhận được mức giá chiết khấu, tiết kiệm chi phí. Bên cạnh đó, bạn cũng dễ dàng phản hồi về sản phẩm và được nhà cung cấp nhanh chóng tiếp nhận hơn. Và do là đối tác lâu năm nên chất lượng sản phẩm cũng đáng tin cậy hơn.
C.4. Bổ sung văn phòng phẩm trước khi hết
Bạn không nên đợi đến khi văn phòng phẩm hết hẳn mới đặt mua vì vừa làm công việc bị gián đoạn vừa dễ bị hét giá khi mua văn phòng phẩm quá gấp. Mua định kỳ mỗi tháng một lần hoặc 3 tháng, 6 tháng một lần tùy thuộc vào nhu cầu của công ty bạn để được mua với giá sỉ và luôn có sẵn khi cần thiết.
C.5. Tiết kiệm giấy và mực in.
- Dùng ít giấy hơn :
Hãy luôn kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp của các tài liệu trước khi in để không phải in lại. Với
những tài liệu quan trọng như hợp đồng ký kết, hóa đơn thì có thể in
một mặt, còn những tài liệu chỉ đọc tham khảo có thể dùng giấy đã in một
mặt. Hoặc có thể gửi email các văn bản thay vì in ra giấy để tiết kiệm giấy in.
- Sử dụng ít mực in :
Để
giảm thiểu lượng mực in, bạn có thể tăng tốc cho in đồng thời tiết kiệm
mực in bằng cách chỉnh các setting liên quan đến chất lượng in như chế
độ Fast draft hoặc Fast print. Ngoài ra, bạn có thể tăng tốc độ in bằng
cách giảm thiểu các hình ảnh trong file in hoặc lắp thêm RAM cho máy in
(nếu được, tùy từng model máy).
Bên cạnh đó, để giảm bớt chi phí mực in, công ty bạn có thể mua các máy in có hộp mực lớn và bơm mực của hãng thứ ba. Bạn
sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí in ấn nhưng mực của hãng khác có
thể làm giảm tuổi thọ máy in của bạn và chất lượng bản in sẽ không thể
tốt bằng mực in chính hãng.
